"BENCHMARKING" - GERIAUSIOS PRAKTIKOS SIEKIMO METODAS

2010.07.07. Parengta pagal Karinos Adomavičiūtės rašto darbą ""Benchmarking" - geriausios praktikos siekimo metodas".  

Stiprėjant konkurencijai pasaulyje, vis daugiau kompanijų persvarsto savo verslo galimybes, ieško naujų šaltinių vartotojų poreikiams patenkinti bei produktų konkurencingumui didinti. Tai sunku padaryti nežinant, kokia praktika vienoje ar kitoje srityje yra geriausia, t.y nežinant, kaip vienu ar kitu atveju elgiasi tie, kuriems sekasi geriausiai. Geriausios praktikos siekimas (ang. benchmarking) kaip tik ir yra ta priemonė, kuri padeda įvertinti tiek konkurento, tiek savo galimybes ir pasiekti didesnį efektyvumą ir produktyvumą tiek procesų, tiek ir rezultatų atžvilgiu.

Šiame straipsnyje apžvelgsime geriausios praktikos siekimo metodo (angl. benchmarking) esminius bruožus.

1. Geriausios praktikos siekimo metodo ypatumai

Geriausios praktikos siekimas (angl. benchmarking) - tai procesas, kai organizacijos palygina savoje organizacijose atliekamus procesus ir vykdomas funkcijas su rinkos lyderiais. Šio proceso metu analizuojama, kodėl rinkos lyderiais laikomos organizacijos pasiekia tokių gerų rezultatų, kokią metodiką, praktiką jos naudoja.[1] Atrasti veiksmingiausi metodai ir veiklos būdai yra pritaikomi kitų kompanijų veiklai gerinti.

Mokslininkas S.T. Forster šiuo atveju nusakė „benchmarking" esmę, traktuodamas geriausios praktikos siekimą, kaip dalijimąsi informacija tarp kompanijų, kad jos abi galėtų tobulėti.

Gerosios praktikos metodas apima šiuos pagrindinius elementus:

Geriausios praktikos siekimo metodą įvairūs autoriai skirsto į skirtingas grupes. Šiame darbe pasirinktas vienas iš dažniausiai pasitaikančių skirstymų:

Tad kaip matyti geriausio praktikos siekimo metodą galima taikyti įvairiais lygiais (pjūviais), tačiau kiekviena įmonė pasirenka jai reikalingą lygį, atsižvelgdama į savo tikslus ir tikrinamus aspektus, disponuojamą laiką ir resursus, turimą praktiką taikant geriausios praktikos metodą ir galimus geros praktikos šaltinius. Prieš pasirenkant tam tikrą gerosios praktikos lygį, svarbu išanalizuoti ir su tuo lygiu/grupe susijusias problemas.

2. Geriausios praktikos siekimo metodo procesas

Siekiant sėkmingai palyginti geriausią praktiką, būtina numatyti, kokie veiksmai ir kokiu eiliškumu turi būti atlikti. Nors skirtingi autoriai nurodo įvairias galimybes geriausios praktikos siekimo metodą padalinti į etapus, vis dėlto kad ir kiek etapų būtų nurodyta, visiems jiems būdingi keturi pagrindiniai etapai. Šiame darbe pateikiamas skirstymas į etapus pagal W.E.Deming:

o       Planavimas

o       Analizė

o       Integracija

o       Įgyvendinimas

o       Užbaigtumas (šis autorius priskiria ir penktą etapą)[4]

Pirmoje lentelėje yra detaliau aptariamas kiekvienas geriausios praktikos siekimo metodo etapas - konkrečiam etapui priskiriamos tam tikros funkcijos.

1 lentelė. Geriausios praktikos siekimo metodo etapai.

Šaltinis: sudaryta autorės, remiantis šaltiniu [6].

Proceso suskirstymas į etapus palengvina geriausios praktikos siekimo metodo pritaikymą kompanijoje. Taip pat etapą suskirstant į etapus lengviau nustatyti sritį, kurioje galėjo būti įvelta klaida ar pan. Be to, yra galimybė už kiekvieną etapą paskirti atsakingus asmenis (taip paprasčiau ištirti jų veiklos efektyvumą). Svarbu paskirti asmenis taip, kad kiekvienas iš jų būtų atsakingas už tą sritį, kurioje turi didžiausią patirtį ar yra jos specialistas.

3. Geriausios praktikos siekimo metodo taikymo problemos

Geriausios praktikos siekimo procesas nėra paprastas. Yra nemažai geriausios praktikos siekimo metodų ir metodologijų. Jų įvairovė ne tik padeda įmonėms taikyti šią priemonę, bet sukelia ir daug problemų.

Visų pirma, susiduriama su problema, kai įmonės anksčiau nevykdžiusios geriausios praktikos siekimo metodo, mano, kad tiesiog ištirdamos konkurentų veiklą, ją gali pritaikyti ir sau. Todėl šios įmonės neretai bando aprėpti visą konkurentų veiklą, kai reikėtų nagrinėti tik tam tikrą veiklos sritį. Be to, pradedančioms įmonėms vertėtų iš pradžių pasitelkti konsultantų pagalbą, kad galėtų aiškiai matyti , kaip yra vykdoma šis metodas.[5] Ši problema dažnai ir paskatina nusivylimą gerosios praktikos metodu, nors kaip matyti, ne pats metodas yra prastas, o tiesiog nesuvokiama kaip juo teisingai pasinaudoti, kaip jį pritaikyti įmonės reikmėms.

Kita problema dažnai būna susijusi su pasirinkimo problema. Neretai kompanijos pasirenka per siaurą veiklos sritį gerajai praktikai siekti. Ji būna nereikšminga veiklai gerinti. Pasirinkimas dažniausiai būna susijęs ne su veiklos procesais, o su kompanijos elgsena.

Trečia problema yra susijusi vėlgi su pasirinkimu, tik šiuo atveju partnerio. Dažnai kompanijos pasirenka netinkamą lyginamajai veiklai partnerį. Tai gali atsitikti dėl dviejų priežasčių: dėl per didelio pasitikėjimo tam tikra kompanija, nors jos veikla galbūt ir nėra tinkama geriausiai praktikai, kita vertus kompanijos dažniausiai orientuojasi į rinkos lyderius, nors be jų rinkoje taip pat yra daug kompanijų, iš kurių verta pasimokyti.[6]

Dar viena problema glaudžiai susijusi su vienu iš „benchmarking" principu - bendravimu ir ryšiais. Pasirinkti tinkamą partnerį yra pakankamai didelis darbas, tačiau ir pasirinkus jį galima susidurti su ne mažesniais sunkumais. Tai susiję su kai kurių kompanijų nenoru bendradarbiauti, t.y. nenoru dalintis savo patirtimi, informacija. Šią problemą galima spręsti įvairiais būdais: pasirenkant naują partnerį, naudojant viešai prieinamus informacijos šaltinius arba į bendradarbiavimo procesą įtraukiant trečiąją šalį.

Kita problema yra susijusi su skirtingais kompanijų naudojamais rodikliais. Viena kompanija gali rodiklius suvokti vienaip, kai kita kompanija juos panaudoja visai kitokiai veiklai.

Neapdairaus skubėjimo problema tampa taip pat aktuali. Skubėdama kuo greičiau išnagrinėti lyderio veiklą ir taip prie jos priartėti, kompanija dažnai ima nagrinėti procesus ir funkcijas, kurių gerai neišmano. Dažnai lyderiui užduodami tokie klausimai, į kuriuos kompanija nesunkiai pati gali atsakyti. Mano nuomone, ši problema yra glaudžiai susijusi su vadovų nekompetencija, kuomet imamasi procesų, kurių neišmanoma, neturima pakankamai informacijos ar tai veiklai tinkamų darbuotojų.

Amžina problema - pinigų ir laiko trūkumas. Prieš pradedant gerosios veiklos metodą, būtina įvertinti kompanijos turimus finansinius išteklius bei galimą skirti laiką. Geriausios praktikos siekimo procesas užtrunka pakankamai ilgai ir daug kainuoja. Tad būtina iš anksto apsvarstyti kompanijos galimybes, kad netektų proceso nutraukti jam neatnešus rezultatų.

Be to, naudojantis geriausios praktikos siekimo metodu svarbu nepamiršti to, kad šis procesas pasižymi dinamiškumu. Gaunami kompanijų duomenys nėra amžini, jie nuolat kinta laike. Tad svarbu gautą informaciją panaudoti laiku, jai dar nepraradus savos vertės.

Na ir paskutinė, bet tikrai ne mažiau svarbi problema - duomenų naudojimo etiškumas.

Kompanijai norinčiai pradėti taikyti šį metodą, visų pirma, reikia išnagrinėti visus galimus pavojus ir tik tada imtis veiklos.

4. Geriausios praktikos siekimo metodo pritaikymas praktikoje

„Ford Motor" kompanijos veiklos gerinimas

Kalbant apie geriausios praktikos siekimo metodo pritaikymą, galima paminėti labai daug įvairių atvejų, tačiau vienas geriausių pavyzdžių yra „Ford Motor" kompanija. Vienas pirmųjų veiklos gerinimo procesų įvyko 1980 metais, kuomet „Ford Motor" kompanijos atstovai aplankė „Mazda" gamyklas Japonijoje. Šių atstovų paskirtis buvo surinkti kuo daugiau informacijos apie „Mazda" vykdomus procesus. Atlikus detalią analizę paaiškėjo, kad „Ford Motor" kompanijos finansų skyriuje JAV dirba apie 500 darbuotojų, tuo tarpu „Mazda" - tik devyni. Tokio skirtumo negalima buvo nepastebėti. Tačiau šis pastebėjimas buvo tik pirmas žingsnis, nuo kurio imta keisti „Ford Motor" kompanijos veiklos procesus. Imta ieškoti tų veiklos procesų, kurie nesukuria jokios pridėtines vertės. Pirmas žingsnis - finansų departamento darbo palygintas su „Mazda" vykdoma veikla:

o       „Ford Motor" turi daugiau tiekėjų nei „Mazda";

o       „Ford Motor" naudoja daugiau informacijos sandoriams įvykdyti;

o       „Ford Motor" mokėjimai sukeliami/vykdomi tiekėjų važtaraščių pagalba - „Mazda" ne.[7]

Šie pastebėjimai tapo potencialiomis konkurencinėmis galimybėmis „Ford Motor" kompanijai. Įmonėje atkreiptas dėmesys ir į tiekėjų veiklos dokumentavimą, mokėjimų sistemos pertvarkymą, informacijos tarp tiekėjų ir „Ford Motor" automatizavimą.

Savo veiklą palyginusi su konkurentais „Ford Motor" atrado sritį, kurią galėjo tobulinti. Siekiant, kad ši sistema veiktų efektyviai buvo:

o       paskirti atsakingi asmenys, kurie paruošė visą važtaraščių veikimo sistemą;

o       važtaraščiai buvo suderinti tarp atskirų kompanijos aptarnaujamų šalių;

o       suformulavo specialią terminiją;

o       mechanizavo važtaraščių veiklą.

Taip pat „Ford Motor" kompanija modifikavo savo pardavimo santykius su tiekėjais. Buvo standartizuoti atsiskaitymo terminai, ką „Mazda" kompanija jau anksčiau turėjo. Sumažintas smulkių prekiautojų skaičius.

Žinoma, veiklos gerinimo procesui prireikė apie 10-ies metų, tačiau „Ford Motor" kompanijai tai atnešė daug naudos. Rezultatas buvo toks, kad pakeitus finansų sistemą, reikėjo 80 proc. mažiau darbuotojų šiam skyriui. Ir tai tik buvo pradžia tolimesniam veiklos gerinimui. [8]

Geriausios praktikos duomenų bazės

2 lentelė. Geriausios praktikos valdymas duomenų bazių pagalba.

Šaltinis: sudaryta autorės, remiantis šaltiniu [8]

Geriausios praktikos taikymas Lietuvoje

Geriausios praktikos siekimo metodas taikomas ir Lietuvos įmonėse bei viešajame sektoriuje. Tad toliau darbe pateikiami konkretūs šios praktikos taikymo pavyzdžiai:

o       Mobilaus ryšio operatoriai. Lietuvoje veikiantys mobilaus ryšio operatoriai ( Tele2, Omnitel bei Bitė) nuolat sukuria savo produktus, atsižvelgdami į konkurentų priimamus sprendimus, t.y. prie individualių idėjų pridedamos naujoviškos konkurentų idėjos. Atsiradus „Omnitel" kompanijos planui „Ežys" neilgai trūkus į šį naują produktą sureagavo ir kita mobilaus ryšio rinkoje veikianti kompanija „Tele2". Ši kompanija atsižvelgdama į konkurento planą išleido naują produktą „Plepys". Be šio paminėto pavyzdžio kompanijos nuolatos konkuruoja savo reklaminėse žinutėse. Neretai jose galima išgirsti kompanijų produktų palyginimą.

o       Prekybos centrai. Ta pati situacija kaip ir mobilaus ryšio rinkoje vyksta ir tarp didžiųjų prekybos centrų. Tai pastebėti padeda jų vykdomos akcijos. Prekybos centrui „Rimi" pradėjus lipdukų, kurių surinkus atitinkamą kiekį gaunamas prizas, akciją, į tai sureagavo ir šio tinklo konkurentas „Maxima". Ši kompanija pasinaudojo prekybos centro „Rimi" gera praktika ir patirtimi, mat ši akcija padidino vartotojų lojalumą prekybos centrui. Akcijos sąlygos buvo iš dalies pakoreguotos, kad atitiktų kompanijos „Maxima" nuostatas. Vėliau šia praktika pradėjo naudotis ir „Iki" prekybos centrai.

Čia pateikta tik keletas Lietuvoje taikomų gerosios praktikos pavyzdžių. Ypač ryškus augimas matomas viešajame sektoriuje, tai susiję su Europos Sąjungos direktyvų, reikalavimų įgyvendinimu bei infrastruktūros Lietuvoje gerinimu. Žinoma, nereikia pamiršti ir verslo sektoriaus, kuriame geroji praktika naudojama jau nuo seno, verslo konkurencingumui didinti. Šioje srityje irgi matomas akivaizdus Vakarų Europos kultūros naudojimas.

Visgi kalbant apie gerosios praktikos panaudojimą Lietuvoje, labai dažnai pasitaiko atvejų, kai kitos kompanijos patirtis yra tiesiog nukopijuojama arba panaudojama, neatsižvelgus į savoje kompanijoje vykdomus procesus, veiklas. Tokiu būdu yra tarsi iškreipiamas gerosios praktikos suvokimas. Tarp prekybos centrų vykstantį procesą, galima jau pavadinti ne keitimąsi gerąja praktika, o prekybiniu „karu", kurio pagalba siekiama pritraukti kuo daugiau klientų į savo pardavimo vietas. Dažnai pamirštamas auksinė „benchmarking" taisyklė - supratimas, t.y. ne tik kad negerbiamas konkurentas, bet ir iš jo legaliai ar kitokiu būdų gauta informacija. Kalbant apie viešąjį sektorių irgi matomas tiesiog užsienio praktikos kopijavimas. Dažnai gauta ir pas mus panaudota praktika dėl to ir neatneša teigiamų rezultatų, mat skiriama per mažai dėmesio jos adaptavimui, pritaikymui prie Lietuvos ypatumų. Kita vertus, pasiekiami gerosios praktikos šaltiniai, smukdo įmonių siekį tobulėti pačioms, t.y. mažai dėmesio skiriama inovacijų kūrimui pačios įmonės viduje. Juk daug paprasčiau pasinaudoti kitų praktika. Žinoma, galima pastebėti ir gerų dalykų. Galima sakyti gerosios praktikos pritaikymas vienokiu ar kitokiu būdų prisideda prie vartotojų gerovės kūrimo, taip sukuriama pridėtinė vertė.

ŠALTINIAI

1.      Cristopher E. Bogan, Michael J. English. Benchmarking for best practises: winning through innovative adaptation: McGraw-Hill, 1994. - 312 p. ISBN: 0070063753

2.      Išoraitė M. Geriausios praktikos siekimo metodai, jų rūšys, metodologija, viešojo sektoriaus problemos. - Ekonomika ir vadyba: aktualijos ir perspektyvos, 2006, Nr. 6, p. 73-80

3.      Trimble D. Benchmarking - Uncovering Best Practices and Learning from Others. -Internetas: http://www.isixsigma.com/offsite.asp?A=Fr&Url=http://www.prosci.com/benchmarking.htm - žiūrėta [2009 - 04 - 01]

4.   Strategy benchmarking. - Internetas: http://tutor2u.net/business/strategy/benchmarking.htm - žiūrėta [2009 - 04 - 10]

5.   Benchmarking training article. Benchmarking for competitive advantage. - Internetas:

http://www.training-management.info/PDF/benchmarking-training.pdf - žiūrėta [2009 - 04 - 10]

6.   Benchmarking Part I. Benchmarking. - Internetas: http://www.qualityamerica.com/knowledgecente/articles/cqm5_A6.html - žiūrėta [2009 - 04 - 12]

7.   Fleet Owner. Benchmarking dangers. - Internetas: http://fleetowner.com/information_technology/patentpending/fleet_benchmarking_dangers/ - žiūrėta [2009 - 04 - 01]

8.   Benchmarking strategies in accounting and finance. Benchmarking overview. - Internetas: http://www.benchmarkingnetwork.com/chapter1.html - žiūrėta [2009 - 04 - 10]

9.   Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerija. 2006-04-25 PSO šalys vienija pastangas sukurti laisvą nuo tabako Europą. - Internetas: http://sena.sam.lt/sam/naujienos/?idi=3325 - žiūrėta [2009 - 03 -28]